Implementación de la Firma Electrónica Avanzada en el Sistema Integral de Información Administrativa y Académica: Caso de éxito de la Universidad Autónoma del Carmen
Autores: Raúl Arturo Peralta, Erika Sánchez Chablé
1 Introducción
Para la Universidad Autónoma del Carmen (UNACAR) las Tecnologías de Información y la Comunicación (TIC) son consideradas un elemento estratégico, es por ello que como parte de sus Planes de Desarrollo Institucional (PDI) 2013 – 2017 y 2018 – 2021, se decidió impulsar un “Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente” mediante el fortalecimiento del Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA), aplicando una reingeniería a los módulos existentes e incorporando otros, que apoyaran a dependencias universitarias que aún realizaban sus procesos de forma manual o semi automática.
El SIIAA, cuyo desarrollo inició hace algunos años y que ha evolucionado conforme han cambiado los requerimientos y las necesidades institucionales, cuenta con cuatro grandes módulos pilares, el Sistema Universitario Financiero, el Sistema Universitario de Control Escolar, el Sistema Universitario de Recursos Humanos y el Sistema Universitario de Gestión Académica. Cada uno de estos módulos cuentan en la actualidad con diferentes funciones y opciones que apoyan la gestión institucional, teniendo al día de hoy un total de 335 submódulos en operación y cuyo universo de atención es de 14,320 usuarios aproximadamente (estudiantes, empleados y usuarios externos como padres de familia, proveedores, entre otros).
Como parte del proceso de mejora continua se propuso iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generaran y conservaran en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel solo para aquellos documentos que establece la normatividad aplicable; por lo que tras el análisis de las tecnologías existentes, se decidió por la implementación de la Firma Electrónica Avanzada (Firma UNACAR) en módulos del SIIAA que permitieran eficientar tiempos de respuesta hacia los usuarios; siendo el Sistema de Calificaciones (SisCa) el primer módulo que incorporó su uso para la generación de las actas finales de curso para mejorar los procesos de gestión.
2 Problemática y contexto en el que se propuso el proyecto
La UNACAR es una institución pública y autónoma que oferta los tipos educativos medio superior y superior. Desde su creación hasta la fecha, se ha enfocado en ofrecer servicios educativos de calidad, traduciéndose en importantes apoyos en infraestructura, actualización, innovación y acreditación de los planes de estudio, en la formación, capacitación y actualización de sus docentes, la creación de posgrados, la mejora constante de los procesos y de los servicios administrativos que apoyan la labor educativa, entre otros.
En este sentido, se requería que se revisaran los procesos que darían soporte al nuevo modelo educativo incluyendo aquellos procesos que ya se encontraban sistematizados y que pertenecían al SIIAA. Tras el análisis realizado se determinó que existían muchos procesos en los cuales se solicitaba a los usuarios documentos impresos innecesarios y que además conllevaba a que el personal debía acudir de manera presencial a las diferentes dependencias para realizar sus trámites. Determinándose que era en el área de Control Escolar, en el proceso de control, resguardo, modificación y recepción de actas de calificaciones donde se presentaba la problemática de mayor impacto en el trabajo realizado. Esto debido a que, para evaluar a los alumnos, los docentes utilizaban una plataforma en ambiente Web, denominada SisCa en donde cada semestre se imprimían aproximadamente 2100 actas por triplicado, incluyendo el periodo normal y el periodo intersemestral inmediato.
Uno de los problemas era el llevar un buen control sobre la impresión y firmado de las actas de calificaciones, ya que primero debían determinar el número de actas a imprimir por cada una de las escuelas y facultades y posteriormente esperar a que los responsables de esas dependencias las turnaran a la Dirección de Control Escolar; siendo esta tarea muy problemática al no contar con los elementos suficientes para dar un buen seguimiento al respecto, haciendo que la revisión de información se realizara de forma parcial o en el peor de los casos, no se realizara, limitándose sólo a la recepción de la documentación para resguardo.
Esto generaba muchos inconvenientes siendo el principal, la corrección de notas, por no tener un mecanismo de revisión de actas confiable de manera oportuna, perjudicando principalmente al alumno, ya que las calificaciones finales plasmadas en el acta, impactaba otros procesos que dependen del mismo, como la impresión de boletas de calificaciones, impresión de certificados parciales o totales, inscripción al ciclo escolar siguiente (intersemestral o normal), cálculo del índice a aprobación (promedio total) y procesos de tutorías. A pesar de que ya el sistema de calificaciones estaba automatizado, el hecho de imprimir el acta y firmarla autógrafamente, no garantizaba la eficiencia del proceso. Además se presentaba la problemática de la saturación de los espacios de archivo físico y de las condiciones no apropiadas para el correcto almacenamiento de la documentación para asegurar su preservación.
Para solucionar lo anterior, se tomó la decisión de incorporar al proceso de impresión de actas de calificaciones la Firma Electrónica Avanzada, por el alto impacto en la mejora del mismo y sobre todo por el impacto que tendría en el servicio a nuestros estudiantes.
3 La Firma Electrónica Avanzada en México
Para llevar a cabo en México un adecuado desarrollo de la llamada Sociedad de la Información [1] que se promueve como política pública desde hace algunos años, fue indispensable, entre otras muchas acciones, el uso masivo de instrumentos como la firma electrónica para los trámites que los ciudadanos llevan a cabo con el gobierno, entre particulares y empresas, y desde el interior del gobierno, entre los funcionarios públicos.
En septiembre de 2011 se publica en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo Secretarial por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal de México, siendo éste la base que integra las operaciones de la Administración Pública Federal (APF), con el fin de ofrecer mejores servicios públicos, ejerciendo un gobierno más eficiente, así como apoyando la construcción, protección y mejora del acceso a los bienes públicos de información. Si bien IES como la UNACAR no forman parte de la APF, si deben alinear sus Programas de Desarrollos Institucionales a las políticas que emite los programas sectoriales de educación de la APF así como apegarse a la normatividad vigente, por lo que la Ley de Firma Electrónica Avanzada permitió contar con un antecedente y el marco normativo para implantar este tipo de mecanismos dentro de las instituciones.
3.1 Definición de Firma Electrónica Avanzada
Una firma electrónica avanzada es una serie de datos asociados a un mensaje o conjunto de información digital, que son utilizados para acreditar la identidad del Firmante en relación con el mensaje y que indican que el Firmante asume como propia la información contenida en él, produciendo los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa [2]. Puede entenderse como un valor numérico, representado como una secuencia de caracteres calculados utilizando criptografía asimétrica (distintas llaves para cifrar/descifrar).
Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, no es posible negar haber firmado el documento. Los elementos principales de la Firma Electrónica Avanzada (FEA), por su parte, son tres:
1) Clave privada, encargada de codificar documentos, que debe ser conocida únicamente por el firmante, debido a que es la frase de seguridad que respalda a su firma.
2) Clave pública, como su nombre lo indica, es de dominio público y se comparte con todos los que quieran comunicarse de forma segura con el propietario de la clave privada, es decir quienes quieran interactuar con el firmante y su documento.
3) Un certificado digital, que funge como el medio físico donde se entrega la firma y es respaldado por un tercero confiable, la autoridad certificadora que lo emitió.
En cuanto a las funciones de la firma electrónica, encontramos [3]:
·Autenticación.
·Confidencialidad.
·Integridad.
·No – repudio.
El proceso de firma de un documento consiste en la generación de un documento electrónico en donde el firmante, a través del uso de su certificado digital, inicia el proceso generando el documento electrónico, mismo al que se le extrae un hash o función resumen que a través del uso de la clave privada del firmante se encripta (cifra), dando origen de esta manera al documento firmado. Este documento contiene además de la información original el hash generado, único en su clase debido a que fue generado con la clave privada del firmante. Una vez que llega al destinatario se inicia el proceso de descifrado del documento a través de la desencripción del mismo, con el uso de la clave pública del documento. Si el hash resultante es igual al hash del documento, se está en posición de un documento firmado, electrónicamente válido.
Fig. 1. Proceso de Firmado.
4 El proceso de implementación de la Firma Electrónica Avanzada en la UNACAR
4.1. Fase 1 –UNACAR como autoridad sub certificadora.
Para iniciar los trabajos de implementación se planteó dos escenarios, el primero adquirir los certificados a través de un proveedor comercial y que el desarrollo del proyecto se realizará a través de una empresa externa. El segundo, fue el de revisar qué otras IES del país se encontraban trabajando en iniciativas como ésta a fin de conocer la experiencia y grado de avance en la implementación.
Del análisis realizado y tomando en cuenta la infraestructura necesaria para implementar nuestra propia autoridad certificadora, se decide encaminar el proyecto a través de un convenio de colaboración entre la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) y UNACAR, en donde se establecieran los alcances y limitaciones del proyecto y las fases del mismo, definiendo que se realizaría una primera fase usando la infraestructura tecnológica de la UNAM y UNACAR fungiendo como una sub autoridad certificadora y la segunda, con la implementación de la autoridad certificadora UNACAR con su propia infraestructura.
El acuerdo de colaboración consistió conocimiento técnico, operativo y legal, hosteo y administración de los sistemas de Autoridad Certificadora y Firma Electrónica Avanzada, interoperabilidad así como reconocimiento de certificados digitales entre las partes. Además se realizaron los cambios en la normatividad UNACAR para autorizar la implementación y dar validez de la FEA, estableciendo su equivalencia con la firma autógrafa, permitiendo el inicio de operación del proyecto.
Para entregar a los usuarios los certificados se realizaron jornadas por dependencia. En dichas jornadas el usuario se presentó con uno de los agentes certificadores con original y copia de identificación oficial vigente y Clave Única de Registro de Población (CURP), documentos que se anexan a los expedientes físicos de Firma Electrónica Avanzada.
Una vez presentados los documentos, el Agente Certificador ingresaba el dato de la CURP en el sistema para emitir certificados, solicitando al usuario que establezca una contraseña que es la que usará en el proceso de firmado. Una vez que se ha ingresado, el usuario firma una carta compromiso y se le entrega su certificado digital, mismo que utilizará cuando tenga que firmar en fecha posterior[1].
Fig. 2. Elementos que se entregan a los usuarios de Firma UNACAR.
4.2 Fase 2 – Establecimiento de Autoridad Certificadora UNACAR.
En esta fase la UNACAR estableció su unidad certificadora con su propia infraestructura, con lo que fue posible implementar la Firma Electrónica Avanzada (FEA) en otros procesos y sistemas que requieran una mayor funcionalidad en la gestión administrativa además del Sistema de Calificaciones.
En este periodo se realizó la trasferencia de conocimientos para la creación de una Autoridad Certificadora y un componente de Firma en esquema propietario y se obtuvieron recursos extraordinarios que otorgó la Secretaría de Educación Pública de México, para la adquisición de dos servidores complementarios para el servidor central que ya se tenía por un monto de $51,600 USD, lo que permitió dar soporte al proceso con tecnología acorde a los requerimientos que una autoridad certificadora debe tener y manteniendo aspectos de seguridad de la información como la disponibilidad, integridad y la confidencialidad.
El contar con nuestra propia autoridad certificadora permitió el aprovechamiento de las TIC en pro de la mejora en los procesos de gestión universitaria al ser autónomos para decidir en qué módulos se implementarían a través del Comité de Firma UNACAR.
4.3 Fase 3 – FIRMA-UNACAR en otros módulos del SIIAA.
La tercera fase del proyecto inició con la incorporación del uso de la FEA en el módulo de cotizaciones y requisiciones del Sistema Financiero (SUF). Para ello se realizó una reingeniería tanto de los procesos que sustentaban la operación de dichos módulos como del sistema informático, con la finalidad de hacer más eficientes las compras de bienes y la contratación de servicios, la solicitud y comprobación de viáticos, entre otros.
Lo anterior ha permitido a los titulares de las unidades responsables con prepuesto asignado, la posibilidad de realizar sus solicitudes desde cualquier dispositivo con acceso a internet y firmar de manera electrónica los trámites con lo cual se evita la impresión de documentos así como el traslado de personal a las oficinas de la Coordinación General Administrativa para entrega de los trámites impresos, ya que el control y seguimiento de las solicitudes se realiza de manera electrónica.
Además se integró en el ecosistema anterior, la Bóveda Digital UNACAR, que es la plataforma que nació para garantizar una correcta administración documental cumpliendo con los estándares normativos en materia de integración, organización y seguridad de la información, incorporando elementos criptográficos para enfrentar los retos en materia de transparencia, protección de datos y conservación de los documentos que se estaban generando en los diferentes módulos del SIIAA.
Fig. 3. Ecosistema SIIAA – Firma UNACAR – Bóveda Digital
5 Resultados obtenidos y su impacto.
El proyecto de Firma UNACAR ha permitido mejorar la atención a los usuarios al agilizar, simplificar y transparentar las operaciones que realicen con las diferentes unidades responsables de la UNACAR. Al día de hoy ya cuenta con 16 módulos del SIIAA con FEA (acta de calificaciones, requisiciones de compra, solicitud y comprobación de viáticos, declaración patrimonial, aprobación de horarios de estudiantes, sistema de atención a usuarios de TIC, evaluación del desempeño directivo universitario, Programa Operativo Anual, servicio social, entre otros), lo que ha permitido apoyar las metas del Programa Ambiental Institucional con acciones que coadyuven en la conservación del medio ambiente.
De la primera fase se firmaron 10701 actas de calificaciones y en la segunda fase a la fecha, 20447 actas. De este total, ninguna de las actas ha sido reportada por algún docente como no reconocida. En cuanto a las requisiciones de compra y las solicitudes-comprobaciones de viáticos se cuenta, con corte a agosto 2021, con 15429 y 1382 documentos firmados respectivamente.
En cuanto a los tiempos de atención éstos disminuyeron de manera dramática. En el caso del proceso de cierre de actas de calificaciones, desde su firma autógrafa a la revisión y cotejo por parte de Control Escolar, paso de 10 días hábiles a un máximo de 5 minutos con la implementación de Firma UNACAR y Bóveda Digital. En los procesos del área administrativa y financiera, varía en función de la naturaleza de los mismos, pero en el caso de requisiciones de compras no solo se optimizaron los tiempos de atención sino que disminuyó en un 40% la adquisición de insumos para impresión de trámites en las unidades responsables, lo cual permitió canalizar el presupuesto a otras actividades esenciales.
Fig. 4. Ejemplo de documento firmado electrónicamente
6 Conclusiones y trabajos futuros.
La implementación del uso de la FEA en los procesos de gestión académica y administrativa no ha implicado solo la parte tecnológica, sino el involucramiento de los dueños de los procesos al realizar cambios sustanciales en los mismos, que han permitido una mejora en los tiempos de respuesta y eficientar el proceso en sí. Una parte importante de la implementación fue el compromiso de la alta dirección por emprender cambios en la forma tradicional en la que se ejecuta la gestión universitaria aunado a modificaciones en la normatividad interna que reconozcan la validez de la FEA como se hace con la firma autógrafa, así como el establecimiento de la reglamentación en el uso de la misma.
Además, dada la importancia de la autoridad certificadora y el SIIAA, se han iniciado los trabajos de una primera fase de preparación para la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, proponiendo iniciar con el proceso de Administración Técnico del SIIIA y Autoridad Certificadora, el cual involucra la gestión del recurso humano, software, hardware, telecomunicaciones, documentación y demás recursos necesarios para desarrollar, implementar y mantenerlos en operación.
Uno de los grandes aciertos del proyecto fue el trabajar en conjunto con una institución hermana con probada experiencia en el tema. Si bien, cada IES tienen sus particularidades en función del entorno al cual pertenecen, las buenas prácticas y el camino recorrido facilitaron la transferencia del conocimiento y permitieron acortar los tiempos de implementación, lo que finalmente llevó a alcanzar los objetivos que se fijaron al inicio del proyecto. En este sentido, ya nos encontramos en pláticas con otras IES de México para concretar convenios de colaboración para que la UNACAR preste los servicios de autoridad certificadora y FEA o en su defecto, asesorar en la implemntación de sus propias autoridades certificadoras.
Por otra parte, con las restricciones en las actividades presenciales por la contingencia por la COVID-19 uno de los factores clave para la continuidad de las actividades universitarias fue el ecosistema que SIIA – Firma UNACAR – Bóvedad Digital, que ya se encontraba en operación, pero que también requirió aplicar reingeniería en algunos módulos del SIIAA para generar documentos en formato electrónico y la integración de la Firma Electrónica Avanzada en sistemas que surgieron durante la contingencia como el Sistema de Minutas y Oficios así como el de Actas de H. Consejo Universitario.
Finalmente, en el Plan de Desarrollo Institucional 2022 – 2025 que se está construyendo de manera colaborativa, uno de los temas principales es el fomento a la transformación digital lo cual nos indica que la administración rectoral actual, dará continuidad a los proyectos de Firma UNACAR y SIIAA, al ser considerados como prioritarios para la institución.
1. Morales Sandoval Miguel, Díaz Pérez Arturo, Domínguez Pérez Luis Julián: Firma electrónica: concepto y requerimientos para su puesta en práctica. Centro de Investigación y de Estudios Avanzados del Instituto Politécnico Nacional, Junio 2013, recuperado de: http://www.tamps.cinvestav.mx/~mmorales/documents/dsMexico.pdf
2. Reglamento de uso y operación de la Firma Electrónica Avanzada de la Universidad Autónoma del Carmen. Gaceta No. 299 de la Universidad Autónoma del Carmen, Abril 2019, recuperado de: https://www.unacar.mx/transparencia/formatos/Xc/Reglamento-uso-operacion-Firma-Electronica-Avanzada-UNACAR.pdf
3. Barreto, L.: Evolución de la firma autógrafa a la Firma Electrónica Avanzada. Abril 1, 2015, Revista Digital Universitaria recuperado de: http://www.revista.unam.mx/vol.12/num3/art34/art34.pdf
[1] A partir de agosto 2021 se realizó el cambio en el proceso de asignación y revocación de certificados para poder brindar el servicio a distancia. Actualmente los usuarios pueden solicitar su certificado en línea completamente, pudiendo validar su certificado en el sistema creado para tal fin.
