Los sistemas de información en apoyo a la continuidad académica y administrativa durante la pandemia por COVID-19
Autor: Erika Sánchez Chablé.
En el marco de una pandemia por COVID-19, que durante el 2020 paralizó toda actividad humana, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) se posicionaron como un elemento estratégico que permitieron retomar las actividades en diferentes sectores de la sociedad y, en el caso de las Instituciones de Educación Superior (IES), soportar los planes de continuidad académica y administrativa en apoyo a la comunidad universitaria.
Una de las funciones universitarias que recibió el impacto de la pandemia además de la docencia, fue la administración en las IES. Si bien, no es considerada una función sustantiva de las mismas, es un proceso importante que da soporte a la docencia, a la investigación y la extensión universitaria, que tiene como propósito generar las condiciones institucionales que coadyuven a la mejora permanente del desempeño institucional. Por tanto, el contar con sistemas de información alineados, con las funcionalidades necesarias que permitieran seguir ofreciendo los servicios a través del teletrabajo, asegurando los tiempos de respuesta hacia los usuarios como si los servicios se estuvieran dando de forma presencial e incluso mejorándolos, fue fundamental para apoyar los planes de continuidad de nuestras instituciones.
Es importante destacar que las IES que lograron responder de una manera más efectiva el reto que la pandemia nos imponía, son aquellas que contaban con una alineación de las iniciativas de TIC con los objetivos estratégicos de su organización y que habían implementado sistemas de información integrales, seguros, que ya generaban información para una gestión universitaria eficaz, eficiente y pertinente, con un foco en la gestión electrónica y que cumplían con los requerimientos normativos que cada país establece.
En el caso de las Universidades Públicas de México, los Sistemas Integrales en la Educación Superior tienen una larga historia. En 1996 surge el Programa para la Normalización de la Información Administrativa de la Secretaría de Educación Pública (SEP), como respuesta a la inquietud de algunas Instituciones de Educación Superior, respecto de los sistemas de información que soportaban la operación institucional y la toma de decisiones. Con apoyo del Fondo para la Modernización de la Educación Superior (FOMES) se destinaron recursos para apoyar a 34 Universidades Pública Estatales que presentaron proyectos relacionados con el diseño y operación de un sistema de información administrativo-financiera. Estos apoyos se continuaron otorgando a lo largo de los años en el marco del Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) de la SEP para la implantación en las IES de un Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera (SIIA) capaz de generar sistemáticamente, información especializada que les permitiera construir con criterios comunes, indicadores de desempeño aplicados a la administración financiera y la gestión académica con base en costos unitarios.
Gracias a lo anterior muchas de las IES mexicanas lograron obtener recursos para implementar infraestructura tecnológica para soportar a los sistemas integrales de información los cuales se han fortaleciendo e integrado nuevas funcionalidades, tales como la contabilidad gubernamental, el presupuesto basado en resultados, seguimiento de servicio social y prácticas profesionales, tutorías e incluso aplicación de herramientas de Inteligencia Artificial para temas de deserción escolar y una oferta académica personalizada acorde con las necesidades de formación de las personas en las distintas etapas de su vida profesional.
De acuerdo con el Estado Actual de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las Instituciones de Educación Superior emitido por el Comité ANUIES TIC en su edición 2020, una de cada tres IES encuestadas (105) tiene un desarrollo propio como sistema de información administrativo, mientras que 41% de las IES cuenta con una versión híbrida. Los módulos con mayor porcentaje de implementación son Admisión, Escolar, Nómina, Ingresos y Egresos mientras que los de menor porcentaje de implementación son Presupuesto Basado en Resultados, servicios al exterior y el Expediente Único del Profesor. Es importante señalar que a pesar de los beneficios que un sistema integral brinda, la encuesta nos señala que existe aún un 5% de las IES encuestadas, que no cuentan actualmente con un Sistema Integral de Información.
De los beneficios que estos sistemas han traído en nuestras instituciones, se encuentra el fomento a la sistematización y administración electrónica, sistemas enlazados y una sola fuente de información, impulso a la seguridad para documentos y trámites mediante uso de la Firma Electrónica Avanzada y Blockchain, fomento a la transparencia y rendición de cuentas, información generada en tiempo real, entre otros.
Además el registro de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestión universitaria, así como otros flujos económicos permite la generación de estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles, periódicos y comparables, los cuales son expresados en términos monetarios.
Es por ello que la visión global de la transformación digital es clave a la hora de la identificación de iniciativas relevantes como lo son los Sistemas Integrales de Información. Aquellas instituciones en las cuales, el equipo directivo ha estado trabajando en el impulso a la transformación digital con enfoque en cuatro pilares, personas, tecnologías, formación y seguridad de la información; que promovieron la incorporación de entornos colaborativos así como la innovación en los procesos y servicios internos y externos, son las que lograron adaptarse con una mayor facilidad a los retos que la pandemia nos impuso y han minimizado el impacto del cambio de lo presencial a los trabajos a distancia.
Por tanto, el camino recorrido en materia de sistematización de procesos en las IES a lo largo de los años prepandemia, permitió establecer de forma expedita un Plan de Continuidad Académica y Administrativa para mantener las actividades universitarias desde el inicio de la contingencia a través del fomento del teletrabajo soportado por la infraestructura tecnológica universitaria, las plataformas de colaboración y los Sistemas Integrales de Información Administrativa y Académica, siendo éstos últimos los que permitieron ejercer recursos para mantener la operación universitaria, evitando desplazamientos innecesarios, reduciendo costos y simplificando procesos, que hasta antes de la contingencia, aún operaban con esquemas obsoletos.
Como lo señala Michael Dell (De Lara Soria, 2020), muchas organizaciones aceleraron su viaje digital al implementar las estrategias de transformación digital planeada para los próximos años en un par de meses. Por tanto, uno los resultados que la pandemia nos dejó a los universitarios, fue la sensibilización de las autoridades de la importancia de la innovación e inversión en TIC como parte de la estrategia de transformación digital institucional. Por ello, podemos considerar que el año 2020 y 2021, han sido años atípicos, de muchos retos y aprendizajes para nuestras instituciones pero también un año de oportunidades para impulsar la tan deseada transformación y madurez digital así como el impulso a los sistemas de información.
Definitivamente los Sistemas de Información Administrativos seguirán evolucionando con la integración de tecnologías emergentes para soportar a los procesos de gestión universitaria además que han demostrado su valor durante la pandemia marcando una notable brecha entre aquellas instituciones que cuentan con sistemas maduros y consolidados, con respecto a quienes no los tienen o a quienes cuentan con sistemas básicos o no integrados. Es por ello que los tomadores de decisiones de nuestras universidades deben estar conscientes que el SIIA es un elemento crítico que permiten crear mejores productos y servicios, y que éstos van más allá de la implantación de soluciones por parte de las áreas de TIC. Sino que conllevan una serie de acciones que involucra también la reingeniería de procesos, cambios en la normatividad, la capacitación y el fomento de habilidades digitales de los usuarios así como una visión global de seguridad de la información.
Es prioritario que en el corto plazo, este tipo de proyectos se incluya en la planeación institucional, para establecer estrategias que permitan fortalecer los sistemas de información y asegurar los recursos necesarios para la continuidad y soporte de una gestión universitaria afín a los tiempos. Sistemas que respondan a las necesidades de la academia y la gestión universitaria para generar una ventaja competitiva que permita enfrentarse al mundo digital en el que estamos inmersos y al reto de la nueva normalidad postpandemia.
